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O que tenho aprendido sobre execução de eventos online

O que tenho aprendido sobre execução de eventos online

Olá, Sou a Cleo da Leap. Estou feliz de estar por aqui!

Eventos onlines sempre existiram, mas o Covid-19, acelerou nosso processo de adoção desse canal, já que é a nossa única forma de entrega no quadro atual. Ainda que esse formato de evento não possa substituir todo o "glamour", oferecido por um evento físico, não podemos negar que é uma poderosa ferramenta que nos permitiu manter a qualidade na entrega, como por exemplo o recente Community Summit.

Esta situação global ouso dizer, que até mesmo acelerou, basta prestar atenção na quantidade de webinars dos mais variados temas que são ofertados a cada minuto, fica até difícil escolher qual participar!

Pra quem está do lado da organização do evento, existem alguns cuidados a serem tomados para que a audiência capture todo o valor que está sendo entregue.

Abaixo compartilho um pouco da minha experiência e da minha equipe de trabalho, na Leap. 

Incovenientes

  • É muito fácil das pessoas se desconectarem, olharem o celular ou se envolverem com outra coisa.
  • É muito difícil fazer leitura corporal.
  • É muito difícil prestar atenção em todas as pessoas.
  • É mais complicado de notar que uma pessoa não está participando.
  • Pode-se ter uma sensação de frieza, já que não tem a mesma proximidade de um evento físico.
  • Pode acontecer de algum participante não estar com uma conexão boa de internet e acabar não conseguindo aproveitar o evento.
  • Temos que ficar atentos na nossa própria conexão de internet, já que pode acontecer de cair e podemos passar minutos até perceber que estamos falando sozinhos.
  • Algumas ferramentas tem um delay entre o chat e a fala do participante, o que pode prejudicar a interação.

O que temos feito?

Em workshops:

  • Check in - Se o evento em pauta for de menor porte, todos podem se apresentar e contar em 1 min. um pouco sobre si. Esse tempo tem que estar previsto dentro do cronograma de execução.
  • Câmera com haste flexível para mostrar elementos físicos.
  •  Alternar entre câmera, elementos físicos e elementos virtuais.
  • Desenhe a experiência do evento previamente.
  • Use ferramentas que facilitem o trabalho em grupo, indico o Miro, é um dashboard virtual bastante intuitivo.
  • Adicionar humor as atividades gera conversas colaborativas, o que traz a atenção.
  • Breakout rooms - Essa funcionalidade oferece a facilidade de separar as equipes em salas, facilitando, por exemplo, a realização de dinâmicas de grupos.
  • Verificar se tem bateria suficiente! Isso é válido para qualquer evento online rs

Em webinars:

  • Um mediador tem papel crucial, abertura do evento, introdução sobre quem são os palestrantes, controle de tempo de fala, para garantir que todos os palestrantes vão conseguir compartilhar o que prepararam, controle do chat, colocar as enquetes (se houver) para os participantes responderem e por fim, encerramento do evento.
  • Trazer perguntas para a tela, para que os expectadores consigam acompanhar qual pergunta o palestrante está repondendo.
  • Existem ferramentas que permitem escolher uma pessoa da audiência e trazer ela "ao palco", assim, se alguém tiver uma pergunta relevante, podemos dar voz para que ela pergunte direto aos participantes e não fique limitada apenas ao chat.
  • A escolha de uma boa ferramenta também é muito importante, e isso vai variar de acordo com o objetivo do evento.
  • Uso de ferramentas, como o Mentimeter, que ajudam a engajar o público.

Abaixo compartilho uma análise que fiz. Válido dizer que nem todos os sites tinham informações completas, então colhi algumas informações de tutoriais do YouTube e de conhecidos que já usaram as ferramentas.

Aproveito e compartilho aqui o link público para que vocês possam acessar e fazer alterações e adições à planilha ;) 

Link -https://drive.google.com/file/d/1vpVhrdBpTVH40KWCjb2DpapAbKu4IK_Q/view?usp=sharing

E vocês, quais estratégias tem usado para se comunicar sua audiência? Que desafios e quais cases de sucesso tem para compartilhar?

Peço que deixem nos comentários as experiências de vocês, assim podemos construir um "repositório de melhores práticas". :)

Tribos
Cleo Sousa
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Tem pouco espaço aqui pra escrever, então vou me descrever em palavras chaves :p Ex hoteleira - Apaixonada por inovação e tecnologia - Diversidade e inclusão é lei - Pessoas - Ideias - Conteúdo - Ecossistema - Mentora - Aprendiz - Viagens - Cultura

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